EAFC - Pratique

Vous pouvez consulter l'offre de formation ici.

Un parcours de formation est composé d’un ensemble cohérent de modules qui permettent d'inscrire la formation dans la durée.

• En vous inscrivant à un parcours, vous manifestez votre intérêt pour tout ou une partie des modules qui le composent. Dès lors, dès qu'une session de module est ouverte à préinscription, portant indication des dates, heures et lieux précis de mise en œuvre, vous en êtes avisé(e) par une notification mentionnant le lien direct de préinscription à ce module.
• En vous abonnant à un module en particulier, vous manifestez votre intérêt pour les sessions de ce module susceptibles d'être mises en œuvre. Dès lors que vous êtes abonné(e) à ce module, vous êtes avisé(e) par une notification de l'ouverture des sessions à préinscription.
• En vous préinscrivant à une session de module (dates, heures et lieux de mise en œuvre précis), vous faites acte de candidature pour participer à cette session. Attention, une préinscription ne vaut pas inscription définitive. Voir question infra "Une fois préinscrit(e) à une session de formation, quand et comment savoir si l'on est retenu ou non ?"

Oui, vous pouvez vous désabonner via votre espace stagiaire.

Toutes les informations utiles pour vous inscrire à un parcours de formation sont consultables ici.

Tous les modules ne sont pas obligatoires, certains sont facultatifs. Cette information est spécifiée au niveau du descriptif du parcours.

L’abonnement à un module de formation permet de recevoir une  notification mentionnant la date, le lieu et la modalité de la session de formation. Ce n'est qu'à ce moment-là que vous pourrez choisir de vous préinscrire ou non. La préinscription sur liste principale se transforme en inscription après avis favorable du supérieur hiérarchique et traitement des candidatures.

Si vous recevez ce mail, cela signifie que vous étiez inscrit au parcours ou abonné au module correspondant. A cette étape vous n’êtes pas encore inscrit, vous devez cliquer sur le lien si vous souhaitez vous y préinscrire.

Après la phase d’avis des supérieurs hiérarchiques, vous pouvez vérifier si vous êtes retenu(e) à la session de formation dans votre espace stagiaire SOFIA-FMO.
Si l’avis est favorable, trois semaines avant la formation, vous recevez une notification sur votre adresse mail professionnelle signalant que vous allez être convoqué(e) à la session de formation. Votre convocation sera transmise sous couvert de votre supérieur(e) hiérarchique.

Si vous n'êtes pas retenu(e), vous recevrez un courriel automatique de l'application vous informant que vous n'avez pas pu être retenu(e).

Cela signifie que votre candidature n’a pas été retenue, les raisons peuvent être diverses (ex. : formation complète)

Votre convocation est adressée par courriel à l'adresse fonctionnelle du service (circonscription, établissement, service ...)  auquel vous êtes rattaché(e) administrativement.
Vous recevez également un courriel de [DAFOR-EAFC] vous indiquant que vous allez être convoqué(e) comme stagiaire.

Vous devez alors faire un choix et ensuite aviser le/la gestionnaire du stage auquel vous n'assisterez pas en lui renvoyant la convocation visée par votre chef d'établissement et précisant le motif d'excuse : "déjà convoqué pour un autre stage". En complément, vous devez signaler votre absence pour la formation à laquelle vous ne participerez pas dans l’application SOFIA via le lien suivant : https://externet.ac-creteil.fr/sofia-fmo-acad/default/index/index.

La démarche n’est pas possible car vous vous êtes déjà engagé(e) à suivre la formation.

Pour signaler votre absence à une formation : 

• Votre supérieur hiérarchique doit vous excuser auprès de l’EAFC en renvoyant votre convocation avec mention de votre absence et de son motif par courriel à l'adresse mail du gestionnaire, indiquée en haut à gauche de votre convocation.
• Vous devez mentionner votre absence dans l’application SOFIA via le lien suivant : https://externet.ac-creteil.fr/sofia-fmo-acad/default/index/index

Les arrêts maladie et autres justificatifs d’absence ne sont pas à joindre à votre envoi, ils doivent être adressés au supérieur hiérarchique.
Pour plus d'informations, consultez le tutoriel.

Votre demande de préinscription à une formation proposée par l'EAFC ne pourra être retenue que si elle répond à ces deux conditions:

- vous avez obtenu l'accord de votre chef d'établissement  

- l’organisme de formation dont dépend votre établissement est en capacité de financer cette formation

• Les frais de transport sont remboursés sur la base du tarif des transports publics le moins onéreux pour l’administration et notamment sur la base du « ticket unique Ile de France » de 5,10 € pour un trajet aller/retour.
  Si le stage s’est déroulé dans la même commune ou commune limitrophe soit de la résidence administrative et/ou de la résidence personnelle de l'agent alors il ne pourra pas prétendre aux remboursements de ses frais de transport.

• Les frais de restauration (sur la base d'un forfait de 20 €, réduit de 50% en cas de présence d’un restaurant administratif) peuvent être pris en charge si l’agent a effectivement engagé une dépense le jour de la formation et sous réserve que la formation s'est déroulée sur la journée (présence en formation entre 11h et 14h). 
  Si le stage s’est déroulé dans la même commune ou commune limitrophe soit de la résidence administrative et/ou de la résidence personnelle de l'agent alors il ne pourra pas prétendre aux remboursements de ses frais de restauration.

• Les frais d’hébergement sont pris en charge uniquement dans le cadre d’une formation de plus d’une journée consécutive, se déroulant hors Île de France.

Pour toute formation, l'agent est amené à conserver l'ensemble des justificatifs de ses dépenses dans un contexte de contrôle budgétaire interne renforcé.

Les taux applicables sont fixés par l’arrêté du 20 septembre 2023 modifiant l’arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat.

• À compter du 2 janvier 2024, la demande se fait via le portail Colibris - Mon portail RH : 
  https://portail-creteil.colibris.education.gouv.fr/prise-en-charge-des-frais-de-deplacement/
  Compléter le formulaire en ligne. Un mail d’accusé de réception de votre demande vous sera envoyé avec un numéro de suivi. La prise en compte de votre frais dépend de votre présence à la formation pour laquelle vous avez été convoquée, seul l’émargement fait foi.
• Pour les intervenants extérieurs uniquement, vous devez renvoyer le formulaire «Etat de frais DAFOR - EAFC» dûment complété et signé par courriel au gestionnaire de stage ou par voie postale à l'adresse indiquée sur votre convocation avec les justificatifs.

Vous pouvez retrouver les références (dispositif-module-dates) de votre formation : sur votre convocation et sur votre calendrier de formation dans "mon espace stagiaire" de l'application SOFIA accessible via le portail ARENA.

(en cliquant sur Gestion des personnels puis Applications locales de gestion des personnels puis Formation - EAFC - DAFOR)

Si vous avez oublié d’émarger pendant la formation, vous disposez d’un délai de 24h pour le faire via votre espace stagiaire en saisissant le code communiqué par le formateur. Passé ce délai, vous devez contacter le responsable de la formation afin qu'il atteste de votre présence auprès de l'EAFC.

Si dans le délai de deux mois suivant le dépôt de votre demande vous n’avez pas perçu votre remboursement, vous pouvez la relancer via le numéro de suivi Colibris que vous avez reçu initialement.

Pour rappel : pour que le remboursement soit possible, il faut que l’EAFC ait réceptionné la liste d’émargement attestant de la présence des stagiaires. Si le stage s’est déroulé dans la même commune ou commune limitrophe soit de la résidence administrative et/ou de la résidence personnelle de l'agent alors il ne pourra pas prétendre aux remboursements de ses frais de transport et de restauration.

L’administration se réserve le droit de prendre en compte pour le calcul des frais de déplacement celle qui est la plus économique pour elle. 

Aucun remboursement n’est effectué si le lieu du stage se situe dans la même agglomération ou commune limitrophe.

Non, les déplacements sont remboursés sur la base du barème SNCF ou au tarif unique de 5,10€ pour les déplacements en Ile-de-France.

Non, les déplacements sont remboursés sur la base du barème SNCF ou au tarif unique de 5,10€ pour les déplacements en Ile-de-France.

Vous devez déposer l’ensemble de vos justificatifs de frais de nuitée dans le formulaire en ligne. Les factures doivent obligatoirement être nominatives (au nom de l’agent en mission) et acquittées (prouvant le paiement effectif). Le dispositif interministériel prévoit un barème forfaitaire de remboursement des frais de nuitée, qui varie selon les zones géographiques afin de tenir compte des différences de conditions économiques et de tarifs d’hébergement.

Si plusieurs agents partagent un même hébergement :

           - Chaque participant doit fournir une facture nominative et acquittée ;

           - La facture doit indiquer le montant réellement réglé par l’agent concerné.

Le montant de l’indemnité peut-il être ajusté si l’hébergement est partagé ? Non.
L’indemnité étant forfaitaire, elle ne peut pas être réduite si plusieurs agents règlent ensemble une prestation d’hébergement. Pour que chaque agent puisse percevoir à titre individuel son indemnité forfaitaire, la facture d’hébergement doit détailler la somme réglée par chaque agent.

Référence réglementaire : extrait de la note DGAFP sur les frais de déplacement – 2019 :
« Le dispositif interministériel prévoit un barème de remboursement pour les frais de nuitée différencié en fonction de zones géographiques […] L’indemnité étant d'un montant forfaitaire, elle ne peut pas être réduite en cas de règlement conjoint d’une prestation d’hébergement par plusieurs agents en mission. Cependant, chaque facture d'hébergement devra détailler la somme réellement réglée par les différents agents concernés pour déclencher le remboursement forfaitaire et individuel des frais d'hébergement. »