Candidater au programme académique de formation

Procédures pour candidater à un parcours de formation proposé par l’École académique de la formation continue

Pour candidater à une formation : 

Consulter l‘offre de parcours de formation sur la page académique de L’École académique de la formation continue afin d’obtenir les codes GAIA (dispositif et module) permettant d’accéder aux descriptifs des formations et d’y candidater.

Candidater via le portail ARENA : https://externet.ac-creteil.fr

  • Identification par login et mot de passe de messagerie académique.
  • Sélectionner "Gestion des personnels, GAIA - accès individuel"
  • Sélectionner l’entité : Académie CRÉTEIL
  • Sélectionner "Inscription individuelle" puis : 
  • Saisir l’identifiant du dispositif GAIA (code du type : 22A024XXXX) puis cocher le ou les module(s) souhaité(s), code à 5 chiffres. 
    OU
  • Saisir un "mot du libellé du dispositif" (suffisamment précis pour sélectionner la formation souhaitée). 
  • Point de vigilance : pour candidater à un module, il faut cocher le dispositif et le module.

Réponses à vos questions les plus courantes.

Je suis convoqué(e) à un stage, à quelle adresse est envoyée ma convocation ?

Votre convocation est transmise à votre supérieur hiérarchique via son secrétariat. C’est l’établissement de votre rattachement administratif qui sera destinataire.

Je ne peux pas assister au stage

Pour signaler votre absence à une formation, votre supérieur hiérarchique doit vous excuser auprès de l’EAFC en renvoyant votre convocation avec mention de votre absence et de son motif par courriel à l'adresse mail du gestionnaire indiquée en haut à gauche de votre convocation. .  Les arrêts maladie et autres justificatifs d’absence ne sont pas à joindre à votre envoi, ils doivent être adressés au supérieur hiérarchique.

Je suis convoqué(e) sur deux stages différents au même moment

Vous devez alors faire un choix et ensuite aviser la gestionnaire du stage auquel vous n'assisterez pas en lui renvoyant la convocation visée par votre chef d'établissement et précisant le motif d'excuse : " déjà convoqué sur un autre stage"

Je suis stagiaire, je ne souhaite pas venir au stage, puis-je donner mon ordre de mission à un(e) collègue ?

Un ordre de mission est nominatif et ne doit en aucun cas être échangé ou modifié. Il contient des informations personnelles et privées propres à chaque agent, avec des répercussions sur le suivi professionnel. La modification de ces éléments aura pour seul effet, de vous pénaliser, vous et la personne destinataire de la convocation : vous serez noté absent, et aucun remboursement ne pourra lui être accordé.

Quels sont les frais pris en charge lors d’une formation ?

Les frais de déplacements sont pris en charge lorsque la formation a lieu en en dehors de votre résidence administrative ou principale et leurs communes limitrophes (à l’exception de la Seine-et-Marne) sur la base du tarif SNCF 2ème classe.
Les frais de repas sont pris en charge lorsque la formation se déroule sur la journée (présence en formation entre 11h et 14h) sur la base d’un forfait de 17.50€. Ce forfait est réduit de 50% si le lieu de stage dispose d’un restaurant administratif.
Les frais d’hébergement sont pris en charge uniquement dans le cadre de formations de plus d’une journée consécutive, se déroulant hors île de France.
Les taux applicables sont fixés par l’arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat.

Je suis convoqué(e) à une formation, que dois-je faire pour être remboursé(e) ?

Vous devez renvoyer votre ordre de mission dûment complété et signé par courriel au gestionnaire de stage ou par voie postale à l'adresse indiquée au bas de votre convocation avec les justificatifs. Aucun justificatif n'est à produire s'agissant des remboursements de frais de repas. Cependant, toute case non cochée signifie que vous n'en demandez pas la prise en charge. La prise en compte de votre frais est dépendant de la preuve de votre présence qui sera possible uniquement grâce à votre signature sur la feuille d'émargement restituée par le formateur.

J'ai oublié d'émarger, que dois-je faire pour signaler ma présence à une formation ?

Vous devez contacter le responsable de la formation afin qu'il atteste de votre présence auprès des services de l’EAFC.

J'ai assisté à une formation et je n'ai pas encore été remboursé(e)

Pour que le remboursement soit possible, il faut que l’EAFC ait réceptionné la liste d’émargement attestant de la présence des stagiaires.
De plus, si votre stage s’est déroulé dans la même commune (ou limitrophe) soit de votre résidence administrative soit de votre résidence personnelle, vous ne pouvez prétendre aux remboursements trajet et repas (à l’exception des personnels affectés en Seine-et-Marne).

Les frais de transport sont-ils calculés au départ de la résidence administrative ou de la résidence familiale ?

L’administration se réserve le droit de prendre en compte pour le calcul des frais de déplacement celle qui est la plus économique pour elle, sur la base du tarif Sncf 2ème classe. Aucun remboursement n’est effectué si le lieu du stage se situe dans la même agglomération ou commune limitrophe.

Je constate que mes frais de restauration ne m'ont pas été remboursés, quelle peut être la raison ?

Soit vous n'avez pas coché la case dédiée à cet effet sur l'état de frais.
Soit vous ne remplissez pas les conditions requises. Par exemple aucun remboursement n’est effectué lorsque l'action de formation s'effectue dans la même commune (ou commune limitrophe) que celle de votre résidence administrative ou personnelle.

Les dépenses de péage d'autoroute sont-elles remboursées ?

Non, les remboursements sont effectués sur la base du tarif dit SNCF 2ème classe.

Les dépenses de stationnement (horodateur, parking) sont-elles remboursées ?

Non, les remboursements sont effectués sur la base du tarif dit SNCF 2ème classe sans prise en compte de frais de stationnement.

Mise à jour : juillet 2022