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Le bon usage de la messagerie
 Généralités
| Messages
reçus | Messages
émis | Pièces
jointes | Virus
Pour une utilisation raisonnée et optimale de la
messagerie, il est nécessaire de respecter un certain nombre
de règles d'usages et de bienséance pour le bénéfice
de tous.
Généralités
La messagerie est partiellement comparable au courrier de
La Poste : elle permet d'envoyer des objets (dont du texte) d'une
personne à une ou plusieurs autres, et relève donc de la communication
privée. Théoriquement, les messages acheminés ne sont pas lus par
d'autres que par le(s) destinataire(s)... les actes indélicats existent
néanmoins, tout comme les erreurs d'adressage ou le déménagement du
destinataire.
A la différence du courrier matériel qu'achemine La Poste, les
objets transmis par courrier électronique peuvent être multipliés
et distribués quasi instantanément à des centaines de destinataires.
Le système des listes
de diffusion augmente encore cette capacité.
S'il est donc aisé de comprendre le fonctionnement de principe
de la messagerie électronique, il n'en faut pas moins apprendre à
respecter certaines règles spécifiques.
Messages reçus
Comme dans toute correspondance écrite, votre interlocuteur n'est
pas face à vous pour vous indiquer par le ton de sa voix, ses gestes
ou ses réponses immédiates à vos réactions, le sens véritable de son
discours : attention aux malentendus ! Il vous faut
donc pallier cette absence d'interactivité... en apprenant à lire
:
l'entête
il contient :
- les informations sur l'expéditeur (son adresse mais souvent aussi
son nom, son entreprise...)
champ De: ou From:
- le sujet du message (ou son Objet... c'est pareil !) et
la date d'expédition... déterminée par le logiciel de l'expéditeur
(elle peut être fausse)
- généralement la liste des destinataires
Bien distinguer les destinataires principaux (champ A:
ou To:) des destinataires d'une copie pour information
(champ Cc:)
Le corps du texte
- Attention au double sens des mots et expressions
! Attention à l'humour trop bien dissimulé !
Avant de retourner une bordée d'injures (ou du moins une véhémente
protestation... çà s'appelle une flamme) à l'expéditeur
sous le coup d'une trop prompte colère... vérifiez que vous ne vous
méprenez pas sur ses intentions.
- Avant de rechercher dans le dossier de septembre 1986, dans le
6e carton au fond de la cave, le texte de référence que vous réclame
votre interlocuteur, vérifiez qu'il ne vous a pas envoyé un second
message qui dit "Plus la peine, il était dans mon tiroir"
- A la date de rédaction de ce texte, l'auteur
de ce document ne connaît pas de moyen d'insérer un virus
dans le corps d'un message, bien qu'il ait déjà reçu des messages
qui plantent en beauté son PC : les logiciels clients interprètent
les codes contenus dans les messages, ils effectuent donc un traitement...
Les pièces jointes
Elles s'enregistrent dans un répertoire généralement paramétrable
par votre logiciel client. Il s'agit de fichiers qui peuvent contenir
n'importe quel objet informatique : texte, feuille de calcul, images,
sons, virus...
Vous pouvez presque toujours ouvrir ces objets par un double clic
sur l'icône qui les représente dans le message reçu... à condition
d'avoir paramétré correctement votre système d'exploitation.
Il faut aussi savoir que certains serveurs de courriers sont programmer
pour refuser les pièces jointes régiger dans des formats
qui peuvent aisément contenir des virus. Si vous recevez un
mesage d'un tel serveur, il est donc fort possible que votre pièce
jointe fasse partie des indésirables.
 Messages
émis
L'entête
- Vous aimeriez classer vos 102 messages quotidiens s'ils ne comportaient
pas de sujet ? Mettez-en un vous-même, significatif
de préférence ! Si votre message est particulièrement long (une
centaine de lignes et plus), indiquez-le.
Exemple : Sujet: Rapport d'activite (long, 70Ko)
- Si vous écrivez hors de votre cercle habituel, évitez
les accents dans le sujet, ils peuvent être codés par les
serveurs et devenir difficilement lisibles
- Ne faites pas confiance à l'entête pour toujours indiquer qui
vous êtes, certains serveurs les malmènent. Signez
vos messages (votre logiciel vous permet sûrement de définir une
signature standard) de manière simple et efficace ; assumez
vos prises de position et n'utilisez pas de compte anonyme
pour expédier vos humeurs...
- A l'inverse, n'imposez pas la liste des 2391 destinataires de
votre courrier à chacun de vos lecteurs : le mode
Bcc:
est fait pour cela (Bcc:, "Blank carbon copy",
évite d'inclure la liste des destinataires dans l'entête).
Le corps du texte
le contenu
- Les règles de courtoisie habituelles s'appliquent,
même si les formules de politesse se font lapidaires
- Écrivez en minuscules, NE CRIEZ PAS !
Les caractères accentués sont autorisés et même encouragés, pourvu
que votre client les code en MIME (vérifier ce paramétrage : quoted-printable
et MIME activés)
- Attention au double sens des mots et expressions
! Attention à la culture de votre interlocuteur,
s'il habite un autre continent (ou une autre planète, ou un autre
quartier...)
- Proscrivez les sarcasmes, indiquez votre humour
(on ne vous voit pas vous tordre de rire) ou votre humeur
par des sourires (smileys) :
:-) je suis content
:-D je rigole
;-) clin d'oeil
:-o je n'en reviens pas
:-( je suis malheureux(se)
etc.
- Proscrivez l'envoi des lettres-chaînes
la forme
Contrairement au cas du courrier papier, expéditeur et destinataires
paient leur temps de connexion ; vous ferez dont tout pour réduire
ce temps :
- soyez concis
- évitez les formats "enrichis" (gras,
couleurs, tailles de caractères...) qui alourdissent les fichiers
et perturbent souvent la lecture des destinataires dont le logiciel
client est différent du vôtre
- évitez d'attacher une "carte de visite",
fichier image attaché par défaut par certains logiciels qu'il
faudra reparamétrer pour cela !
les procédures
- Sachez utiliser à bon escient les fonctions intégrées à votre
logiciel :
- Répondre (Reply) :
- reprend le titre et le texte
du message original : il est généralement inutile de conserver
l'intégralité du texte dans votre réponse : ne
conservez que les parties utiles (celles auxquelles
vous répondez), en respectant les marques qui indiquent
le texte repris
- Prend comme destinataire l'adresse
de l'expéditeur du message original, SAUF dans certaines
listes
de diffusion : à vérifier très soigneusement
- Il est possible de reprendre, en tant que destinataires
de votre réponse, l'ensemble des destinataires du message
original : ne le faites qu'à bon escient !
- Acheminer et Transmettre :
- reprennent le titre et le texte du message original.
Si vous acheminez, vous pouvez ajouter au texte une introduction,
des commentaires... mais attention à ne pas déformer
ou tronquer l'intention première de l'auteur
! Si vous transmettez, évitez de modifier quoi que ce
soit dans le texte original
- Réexpédier : reprend le message tel quel.
- Dans tous les cas, attention à ne pas laisser traîner des
destinataires (notamment en
Cc: et Bcc:)
ni des pièces jointes indésirables !
- Impossible de rattraper un message expédié ! Vérifiez
donc bien avant d'envoyer (destinataire(s),
sujet, contenu, pièce(s) jointe(s)...)
Les
pièces jointes
Elles représentent souvent un poids considérable, comparé à celui
du texte des messages. Il faut donc être particulièrement vigilant
:
- N'envoyez jamais une pièce jointe à quelqu'un qui ne l'attend
pas :
- Ne laissez pas votre logiciel associer systématiquement à
vos messages des cartes de visite inutiles
- N'envoyez jamais de pièce jointe à une liste
de diffusion : proposez votre document, puis envoyez-le
à ceux qui en font la demande
- Assurez-vous toujours de l'accord, explicite ou, à la rigueur,
implicite, des destinataires
- Utilisez des formats de fichiers standard
- Ceux utilisés sur Internet en constituent de fait : GIF
et JPEG pour les images, TXT et RTF pour le texte, PDF
pour les documents mis en page...
- Mettez-vous d'accord avec vos interlocuteurs
- Attachez-les "comme il faut" : sauf avis contraire,
configurez votre logiciel pour que les pièces jointes :
- soient codées en MIME
- ne soient pas incluses dans le corps du texte
- Faites tout pour limiter leur taille :
- Utilisez des formats "légers" (GIF
ou JPEG plutôt que PCX, RTF plutôt que traitement de texte natif...)
- Compactez-les, après avoir vérifié que vos
destinataires ont de quoi les décompacter (proposez le format
à l'avance) sauf si les formats compactés sont refuser
par les serveurs de courrier
- Respectez la plus scrupuleuse hygiène
- Passez les fichiers à l'anti-virus (récent)
avant envoi
Les
virus
Il en existe dans les fichiers exécutables (programmes compilés ou
non) et ceux qui incluent des procédures (fichiers produits par des
traitements de texte, tableurs etc. évolués, par exemple). Attention
donc, tant lors de la réception que de l'expédition
de pièces jointes !
En principe, le texte des messages, les images, sons et vidéos en
sont exempts. Cependant les ordinateurs effectuent des traitements
(décompression, interprétation...) sur ces fichiers, qui peuvent par
conséquent causer des dysfonctionnements (mauvais codage, entête ou
fin de fichier absent, etc.)
Il existe un autre type de virus, propre à Internet : celui qui se
reproduit grâce à la naïveté des utilisateurs et dont le but est de
surcharger le réseau :
- lettres-chaînes (du genre : "gagnez un million en envoyant
ce message à autant de personnes que vous pouvez")
- Alertes diverses, notamment aux virus ! ("le message Win
a Holiday contient un virus qui détruira votre disque dur")
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